ICMS-ST: o que é e como identificar quando se aplica

O ICMS por Substituição Tributária (ICMS-ST) é um dos assuntos que mais geram dúvidas nas operações de compra e venda de mercadorias.

Uma das principais dificuldades está em identificar quando determinado produto está realmente sujeito ao regime.

Ter uma NCM ou um CEST relacionado à substituição tributária não significa, automaticamente, que toda operação com esse produto terá retenção de ICMS-ST.

A correta aplicação depende da descrição da mercadoria, da legislação estadual, do tipo de operação e da responsabilidade pelo recolhimento.

Entenda como funciona o ICMS-ST e quais informações precisam ser conferidas antes de emitir ou receber uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e).

1. O que é ICMS-ST?

A substituição tributária é um mecanismo de arrecadação do Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS) pelo qual a legislação atribui a determinado contribuinte a responsabilidade pelo recolhimento do imposto devido por outra pessoa.

Uma das modalidades mais conhecidas é a substituição tributária relativa às operações subsequentes, frequentemente utilizada nas cadeias comerciais.

Nesse modelo, o imposto correspondente a etapas futuras de circulação pode ser recolhido antecipadamente por um contribuinte definido como substituto tributário.

A previsão geral consta dos artigos 6º a 10 da Lei Complementar nº 87/1996.

Quem é o substituto e quem é o substituído?

• Contribuinte substituto: responsável pelo recolhimento do imposto relativo às operações abrangidas pela substituição tributária.
• Contribuinte substituído: aquele cuja operação está compreendida no recolhimento realizado pelo substituto.

O regime busca concentrar a arrecadação do imposto em determinadas etapas da cadeia comercial.

2. Como saber se um produto está sujeito ao ICMS-ST?

A primeira etapa é consultar o Convênio ICMS 142/2018, que estabelece normas gerais sobre substituição tributária e antecipação do ICMS com encerramento de tributação.

Seus anexos relacionam mercadorias passíveis de enquadramento no regime.

Entretanto, isso não significa que todos os produtos listados estejam automaticamente sujeitos à substituição tributária em todos os estados.

Para identificar corretamente o enquadramento, devem ser analisados:

NCM — Nomenclatura Comum do Mercosul

A NCM identifica a classificação fiscal da mercadoria.

Ela é um dos elementos necessários para verificar a correspondência com as mercadorias previstas na legislação.

CEST — Código Especificador da Substituição Tributária

O CEST identifica mercadorias e bens relacionados aos regimes abrangidos pelo Convênio ICMS 142/2018.

Sua presença no cadastro fiscal não comprova, isoladamente, a obrigação de reter ICMS-ST em determinada operação.

Descrição da mercadoria

A descrição legal é fundamental.

Um código NCM pode abranger produtos com características diferentes, enquanto determinada regra de substituição tributária alcança apenas parte deles.

A cláusula sétima do Convênio ICMS 142/2018 estabelece critérios que consideram a descrição, a classificação NCM e o CEST, respeitando o segmento da mercadoria.

Legislação da unidade federativa

Depois de verificar o convênio nacional, é necessário confirmar se a mercadoria está efetivamente submetida ao regime na legislação do estado envolvido.

O Convênio ICMS 142/2018 identifica mercadorias passíveis de substituição tributária, mas a aplicação concreta depende das normas pertinentes.

3. Exemplo prático: uma mercadoria pode ter CEST e não exigir ICMS-ST?

Sim.

Imagine uma empresa que comercializa um produto cuja classificação NCM e descrição estejam relacionadas a determinado CEST no Convênio ICMS 142/2018.

Antes de destacar ICMS-ST na NF-e, a empresa precisa verificar se:

1. A mercadoria corresponde à descrição legal do item.
2. O segmento está abrangido pela regulamentação aplicável.
3. A unidade federativa exige substituição tributária para aquela operação.
4. Existe convênio ou protocolo que atribua responsabilidade ao remetente, quando necessário.
5. O destinatário e a finalidade da operação não se enquadram em uma exceção.

Se algum desses requisitos não estiver atendido, a existência do CEST não será suficiente para justificar a retenção.

Por isso, não é correto parametrizar ICMS-ST apenas com base na NCM ou no CEST.

4. Como funciona o cálculo do ICMS-ST?

A base de cálculo da substituição tributária relativa às operações subsequentes pode ser determinada por diferentes critérios previstos na legislação.

Entre eles estão:

• Preço final fixado por autoridade competente.
• Preço sugerido pelo fabricante ou importador, quando adotado legalmente.
• Preço Médio Ponderado a Consumidor Final (PMPF).
• Valor da operação acrescido dos encargos e da Margem de Valor Agregado (MVA), conforme a hipótese aplicável.

A metodologia deve observar a legislação do estado competente.

Exemplo simplificado com MVA

Considere uma operação hipotética sujeita ao ICMS-ST, com os seguintes dados:

Neste exemplo:

Base presumida: R$ 1.000,00 × 1,40 = R$ 1.400,00.

ICMS presumido: R$ 1.400,00 × 18% = R$ 252,00.

ICMS-ST: R$ 252,00 − R$ 180,00 = R$ 72,00.

Os valores são exclusivamente didáticos.

Na prática, é necessário avaliar a composição da base de cálculo, eventuais encargos, benefícios fiscais, MVA ajustada quando exigida e demais particularidades.

A alíquota de 18% e a MVA de 40% não devem ser utilizadas sem confirmação na legislação da operação.

5. Quem deve recolher o ICMS-ST?

A responsabilidade pelo recolhimento pode variar conforme a operação.

Operações internas

A legislação estadual define o responsável pela retenção e pelo recolhimento, que pode ser, por exemplo, o fabricante, importador ou outro contribuinte indicado.

Operações interestaduais

Nas operações entre estados, é necessário verificar a existência de convênio ou protocolo aplicável, além das regras da unidade federativa de destino.

O Convênio ICMS 142/2018 estabelece normas gerais sobre a responsabilidade do remetente quando a mercadoria está especificada em acordo que disponha sobre o regime.

Também podem existir situações nas quais a responsabilidade pelo recolhimento recaia sobre o destinatário, conforme a legislação.

Uma operação interestadual com mercadoria sujeita ao regime não significa necessariamente que o remetente deverá destacar e recolher o ICMS-ST.

6. Quais informações conferir na NF-e?

A aplicação correta do ICMS-ST exige atenção à parametrização do sistema ERP.

Checklist de conferência

• ☐Conferir a NCM do produto.
• ☐Verificar a descrição correspondente na legislação.
• ☐Identificar o CEST aplicável.
• ☐Consultar o Convênio ICMS 142/2018 e suas alterações.
• ☐Verificar a legislação da unidade federativa envolvida.
• ☐Confirmar a existência de convênio ou protocolo interestadual, quando aplicável.
• ☐Identificar o responsável pelo recolhimento.
• ☐Conferir o Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP).
• ☐Validar o CST ou CSOSN conforme o regime tributário.
• ☐Conferir a modalidade de determinação da base de cálculo.
• ☐Verificar MVA, PMPF ou outro critério previsto.
• ☐Conferir os valores de ICMS próprio e ICMS-ST.
• ☐Confirmar os prazos e procedimentos de recolhimento.

Nos sistemas ERP, é importante que as regras de substituição tributária considerem não apenas o produto, mas também a operação realizada.

7. Quais erros são mais comuns?

Outro cuidado importante é acompanhar alterações que incluam ou excluam mercadorias do regime.

Essas mudanças podem exigir atualização dos cadastros fiscais, revisão de estoque e adequação dos procedimentos de faturamento, conforme a legislação estadual.

8. ICMS-ST em Santa Catarina: o que observar?

Em Santa Catarina, as regras estaduais de substituição tributária estão disciplinadas principalmente no Anexo 3 do Regulamento do ICMS (RICMS/SC-01), aprovado pelo Decreto nº 2.870/2001.

Para operações envolvendo empresas catarinenses, é necessário verificar:

• Se a mercadoria está abrangida pelo regime no estado.
• Se há previsão específica para operações internas ou interestaduais.
• Se existe acordo com o estado de origem.
• Qual contribuinte é responsável pelo recolhimento.
• Quais critérios de base de cálculo e alíquotas são aplicáveis.
• Se existem exceções ou tratamentos específicos.

A legislação catarinense possui disposições próprias, e o enquadramento deve considerar a redação vigente na data da operação.

Conclusão

O ICMS-ST exige mais do que a simples consulta ao código NCM de um produto.

A identificação correta depende da descrição da mercadoria, do CEST, da legislação estadual, da natureza da operação e da responsabilidade tributária.

Também é fundamental verificar a metodologia de cálculo e manter as regras do sistema ERP atualizadas.

Uma parametrização incorreta pode gerar recolhimento indevido, falta de pagamento do imposto e divergências nos documentos fiscais.

Por isso, a conferência tributária deve ocorrer antes da emissão da NF-e, principalmente nas operações interestaduais.