Devolução de mercadoria: o que conferir na NF-e?

A devolução de mercadorias é uma operação frequente nas empresas, mas também uma das situações que exigem maior atenção no faturamento fiscal.

Erros de CFOP, valores, impostos ou referência ao documento original podem provocar divergências na escrituração, nos controles de estoque e na apuração dos tributos.

Uma nota fiscal de devolução não deve ser emitida como se fosse uma nova venda. Sua finalidade é documentar o retorno total ou parcial de mercadorias de uma operação anterior, observando o tratamento fiscal aplicável.

Confira quais informações precisam ser revisadas antes de autorizar uma Nota Fiscal Eletrônica (NF-e) de devolução.

1. O que é uma devolução de mercadoria?

A devolução ocorre quando uma mercadoria retorna em razão do desfazimento total ou parcial de uma operação anterior.

Ela pode acontecer, por exemplo, nas seguintes situações:

• Produto entregue em desacordo com o pedido.
• Mercadoria com defeito.
• Quantidade recebida superior à contratada.
• Desistência ou desfazimento da operação comercial.
• Devolução parcial de produtos adquiridos.

A devolução possui tratamento fiscal próprio e precisa ser vinculada à operação original.

É importante distinguir a devolução de outras situações, como remessas para conserto, trocas em garantia e retorno de mercadorias não entregues.

Embora possam envolver movimentação física semelhante, essas operações nem sempre possuem o mesmo procedimento tributário.

2. Quem deve emitir a NF-e de devolução?

A responsabilidade depende da condição do destinatário que está devolvendo a mercadoria.

Devolução por empresa contribuinte

Quando o comprador está obrigado à emissão de documento fiscal, normalmente é ele quem emite a NF-e de devolução ao fornecedor.

O documento deverá conter as informações exigidas pela legislação, incluindo a referência à operação original.

Devolução por pessoa física ou não contribuinte

Quando a mercadoria é devolvida por pessoa que não está obrigada à emissão de documento fiscal, poderá caber ao estabelecimento vendedor emitir uma NF-e de entrada.

Nesse caso, devem ser observados os requisitos estaduais para documentar o retorno e, quando permitido, recuperar o imposto relacionado à saída anterior.

Em Santa Catarina, os artigos 74 a 76 do Anexo 6 do RICMS/SC disciplinam situações relacionadas à devolução e à garantia de mercadorias.

Atenção: nem toda devolução por consumidor final autoriza automaticamente o aproveitamento de crédito de ICMS. É necessário cumprir as condições legais.

3. Qual CFOP utilizar na devolução?

O Código Fiscal de Operações e Prestações (CFOP) deve corresponder à natureza da operação anterior e à finalidade da devolução.

Não existe um único CFOP para todas as devoluções.

Veja alguns exemplos usuais:

Os códigos iniciados em 1, 2, 5 e 6 identificam diferentes direções e abrangências das operações.

A escolha exige verificar se a empresa está devolvendo uma compra ou recebendo uma devolução de venda, além da localização dos estabelecimentos e da finalidade da mercadoria.

Não se deve simplesmente repetir o CFOP da nota original.

4. É obrigatório referenciar a NF-e original?

Sim, nas operações de devolução sujeitas às regras gerais de emissão da NF-e, deve ser informado o documento fiscal relacionado à operação anterior.

A Nota Técnica 2013.005 introduziu a finalidade específica de devolução e regras de validação correspondentes.

No XML, a finalidade da emissão é identificada pela informação:

finNFe = 4 — Devolução de mercadoria

O documento deve conter a referência fiscal exigida, normalmente pela chave de acesso da NF-e original.

Checklist da referência

• ☐Conferir a chave de acesso da NF-e original.
• ☐Verificar se o documento referenciado corresponde à mercadoria devolvida.
• ☐Confirmar a finalidade de emissão como devolução.
• ☐Conferir se os CFOP utilizados são compatíveis com essa finalidade.
• ☐Registrar o motivo da devolução nas informações pertinentes.

A falta de referência ou a utilização de CFOP incompatível pode resultar em rejeição pelo ambiente autorizador.

5. Como conferir valores e quantidades?

A devolução deve considerar as mercadorias efetivamente devolvidas, respeitando a operação original.

Exemplo prático

Uma empresa adquiriu 10 unidades de determinado produto, pelo valor unitário de R$ 500,00.

Posteriormente, identificou que três unidades deveriam ser devolvidas.

A devolução corresponde a 30% da quantidade originalmente adquirida.

Nesse exemplo, antes de considerar outros componentes da operação, o valor dos produtos devolvidos será de R$ 1.500,00.

Se a nota original possuir descontos, frete, seguro ou outras despesas, será necessário avaliar quais valores estão relacionados à parcela devolvida e como devem ser demonstrados no documento fiscal.

A devolução parcial exige atenção especial ao rateio e à composição dos valores.

6. Como fica o ICMS na devolução?

O tratamento do ICMS deve observar a legislação aplicável e as características da operação original.

Em Santa Catarina, o artigo 76, § 2º, do Anexo 6 do RICMS/SC estabelece, para operações interestaduais de devolução total ou parcial, a utilização da mesma base de cálculo e da mesma alíquota constantes do documento que acobertou a operação anterior de recebimento.

Essa disposição está relacionada ao Convênio ICMS 54/2000.

Exemplo de devolução interestadual

Considere uma compra de mercadorias realizada por empresa catarinense, com os seguintes dados hipotéticos:

Nesse cenário simplificado, a parcela do ICMS relacionada às mercadorias devolvidas corresponde a R$ 300,00.

O cálculo pressupõe itens homogêneos e ausência de particularidades na composição da base.

A devolução não deve ser recalculada automaticamente com a alíquota vigente na data de emissão da nova nota. É necessário observar a legislação e a tributação da operação original.

7. E quando a nota original possui IPI ou ICMS-ST?

Essas situações exigem uma conferência adicional.

IPI na devolução

Quando a operação original possui Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI), é necessário verificar o tratamento aplicável ao estabelecimento e à devolução.

O IPI não deve ser simplesmente destacado da mesma forma em todas as devoluções.

Dependendo da situação, o valor relacionado ao imposto original poderá exigir tratamento em campos específicos ou informações próprias do documento.

O procedimento deve respeitar a legislação do IPI e as orientações técnicas vigentes.

ICMS por Substituição Tributária

Nas devoluções de mercadorias sujeitas ao ICMS-ST, é necessário verificar o tratamento dado ao imposto retido anteriormente.

Em Santa Catarina, o Anexo 3 do RICMS/SC estabelece regras específicas para devoluções envolvendo substituição tributária.

A recuperação ou o ajuste dos valores depende da condição tributária das partes e do procedimento legal aplicável.

Não é correto copiar automaticamente todos os valores tributários da nota original para os mesmos campos da devolução sem verificar as regras de preenchimento.

8. Devolução e recusa de recebimento são a mesma coisa?

Não necessariamente.

Na devolução, normalmente existe uma operação anterior que será desfeita total ou parcialmente por meio de documentação fiscal apropriada.

Já na recusa de recebimento, a mercadoria pode retornar ao estabelecimento remetente sem ter sido efetivamente entregue ao destinatário.

O Portal Nacional da NF-e orienta que, quando uma mercadoria retorna após não ser aceita pelo destinatário, a empresa deve observar os procedimentos apropriados de retorno e emissão documental.

Quando houve circulação da mercadoria, a nota fiscal original não deve ser simplesmente cancelada como se a operação nunca tivesse ocorrido.

É essencial documentar o motivo da recusa e o retorno físico, conforme as regras aplicáveis.

9. Checklist final antes de emitir a devolução

Também devem ser avaliados os campos de IBS/CBS conforme as regras de preenchimento vigentes para a operação e o período de emissão.

10. Quais são os erros mais comuns nas devoluções?

Entre as inconsistências frequentes estão:

• Utilizar CFOP de devolução de compra quando a operação exige devolução de venda, ou vice-versa.
• Informar uma chave de acesso incorreta.
• Utilizar valores diferentes dos correspondentes à operação original.
• Aplicar alíquota de ICMS incompatível.
• Omitir informações relacionadas ao IPI ou ICMS-ST.
• Emitir NF-e de devolução sem identificar corretamente as mercadorias.
• Atualizar o estoque sem conferir a movimentação fiscal.
• Gerar crédito financeiro ou fiscal indevido no sistema ERP.

Esses erros podem gerar divergências entre faturamento, estoque, contabilidade e apuração tributária.

Conclusão

A devolução de mercadorias exige mais do que a emissão de uma nota com CFOP de retorno.

É necessário conferir o documento original, a finalidade da NF-e, as quantidades, os valores e o tratamento tributário da operação.

Também é importante diferenciar devolução, troca em garantia e retorno de mercadoria não entregue, pois cada situação pode exigir procedimentos diferentes.

Uma conferência padronizada reduz rejeições, evita diferenças tributárias e contribui para a correta integração entre faturamento, estoque e escrituração fiscal.